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ASSISTANT DE DIRECTION F/H Anglais courant

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
À travers son offre de formation – bachelor, cycle ingénieur polytechnicien, master, executive master, masters Science and Technology, programme doctoral, doctorat, formation continue – l’École polytechnique forme des décideurs à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service
Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche de l’Ecole Polytechnique, la Direction Entrepreneuriat et Innovation (DEI) est principalement en charge de favoriser, soutenir et accompagner le développement d’initiatives entrepreneuriales, porteuses d’innovation technologique et à fort potentiel. La DEI a mis en place un dispositif complet de stimulation et accompagnement entrepreneurial, constitué d’un accélérateur de start-ups (X-UP), d’un incubateur (X-Tech), d’un lieu de prototypage et d’expérimentation (X-F4B), d’espaces de co-working et d’évènements.

Mission principale du poste
Sous la responsabilité directe du Directeur de l’Entrepreneuriat et Innovation de l’Ecole (DEI), le-la titulaire du poste a pour mission principale d’assister le Directeur dans ses missions au quotidien. Elle – il est en première ligne pour répondre aux sollicitations internes et externes et à ce titre, il (elle) est amené(e) à être en contact direct avec des représentants de haut niveau d’entreprises et autres organismes publics ou privés, nationaux ou internationaux.
Activités principales
Assurer l’accueil téléphonique et physique, en français ou en anglais, du directeur de la DEI ;
Filtrer le du courrier électronique, en français et en anglais, du directeur de la DEI ; pré-traitement jusqu’à préparation d'actions ;

Gestion de l’agenda du directeur de la DEI et organisation de réunions pour celui-ci ;
Programmer et optimiser l’agenda
Inscrire aux colloques et autres évènements

Gestion des missions du directeur de la DEI ;
Présenter la demande d’avance de frais à la gestionnaire budgétaire
Rechercher des dates, horaires et numéros de vol/train pour présentation à la gestionnaire administrative
Réserver hôtel, voitures de location et autres ressources payables sur place
Réserver auprès de l’agence de voyage des vols et trains pour le directeur de la DEI en interaction avec la gestionnaire administrative
Préparer le voyage (inscriptions éventuelles, itinéraires,…)
Préparer le dossier de remboursement pour présentation à la gestionnaire budgétaire

Gestion des chronos courrier entrée / sortie de la DEI ;
Retirer le courrier de la DEI à La Poste et faire le pré-tri DEI/startups
Séparer et traiter le courrier du directeur du DEI ; transmission du reste à l’Office Manager et au reste de l'équipe

Gestion des conventions :
Numériser des conventions d’hébergement, de pré-accélération, d’accélération et renseignement de la base de données GCOPEX

Préparation de dossiers potentiellement complexes, en français ou en anglais, incluant les rapports d'activité et le suivi des indicateurs de la DEI ;
Collecter des informations auprès des membres de la DEI
Prétraiter et mettre en forme de manière préliminaire ces informations

Gestion des ressources humaines
Constituer des dossiers de recrutement
Gérer les dossiers stagiaires

Suivre des indicateurs et rendre compte de son activité
Participer à la formalisation des process et proposer des voies d’amélioration

Poste à pourvoir par voie de détachement (SA, IFSE 3) ou par voie contractuelle (droit public).
De formation Bac à Bac+2, une expérience réussie dans un poste similaire est un atout.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
Christelle Sallès
Email: 
drh.recrutement@polytechnique. fr