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ASSISTANT DE DIRECTION F/H Anglais courant – 6 mois

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
À travers son offre de formation – bachelor, cycle ingénieur polytechnicien, master, executive master, masters Science and Technology, programme doctoral, doctorat, formation continue – l’École polytechnique forme des décideurs à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service
La Direction de l’Enseignement et de la Recherche (DER) est responsable à la fois de la planification et de la mise en œuvre des programmes de formation et du développement du centre de recherche de l'École polytechnique dans une perspective de renforcement de la synergie formation-recherche-innovation. Dans le même temps, la DER supervise la politique de valorisation des résultats scientifiques tout autant des laboratoires que des élèves.

Mission principale du poste
Sous la responsabilité directe du Directeur de l’enseignement et de la recherche (DER) par intérim et du Directeur adjoint de l’enseignement, le-la titulaire du poste a pour mission principale d’assister la direction dans ses missions au quotidien. Elle – il est en première ligne pour répondre aux sollicitations internes et externes et à ce titre, il (elle) est en contact direct avec les enseignants chercheurs.

Activités principales

Assistanat du directeur de l’enseignement (DER) et du directeur de la formation (DF) ;
• Programmer et optimiser l’agenda ;
• Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
• Filtrer le courrier et en assurer un premier traitement ;
• Organiser/suivre les missions (Europe et étranger)
• Rendre compte des déplacements de manière trimestrielle au service compétent ;
• Réceptionner et traiter les demandes venant de la Direction Générale de l’Ecole et de ses partenaires extérieurs ;
• Gérer les chronos courrier entrée / sortie de la direction ;
• Rédiger et mettre à jour des documents administratifs et divers documents d’information ;
• Mettre en forme des documents de présentation et courriers à la signature des directeurs
• Assurer le suivi de l’avancement des actions internes demandées par les directeurs et leur en rend compte
• Gérer les stocks / les commandes dans le logiciel de l’UGAP

Organisation des réunions institutionnelles (généralement mensuelles) ;
• Mettre en place des Conseils d’Etablissement (en formation plénière et en formation ordinaire) ; des dialogues DIR (DG et présidence)/DER en relation avec les départements d’enseignement ; des comités d’enseignement recherche et des réunions disciplinaires dans le cadre d’IP Paris
o Convocation
o Organisation logistique
o Etablissement des CR

Campagne de recrutement des enseignants chercheur en lien avec le Pôle enseignant statistique (octobre-juin) ;
• Ouverture de la campagne de recrutement
• Consolidation des demandes de poste
• Mise en ligne des postes ouverts (env. 10-20/ an)
• Demande de diffusion au JO/BO
• Etablissement des PV

Campagne bisannuelle de promotion des enseignants chercheur et annuelle des salariés ;
• Etre en lien avec les services compétents (RH, présidence de département)
• Consolider les tableaux

Autres support RH
• Suivi des mandats des Présidents de départements
o Rédaction de la décision de nomination et transmission au DG pour signature + diffusion
• Suivi des tableaux des charges
• Organisation des entretiens annuels d’appréciation
• Suivi/validation des congés (actuellement 92 agents)
• Création des badges

Profil
Poste à pourvoir par voie de détachement (SA, IFSE 3) ou par voie contractuelle (droit public).
De formation Bac+2, vous avez une expérience de 10 ans dans un poste similaire est un atout.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
Christelle Sallès
Email: 
drh.recrutement@polytechnique. fr