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Assistant recrutement des étudiants (F/H) - Anglais courant –

L’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris) créé juridiquement en mai 2019 regroupe cinq Grandes Écoles : l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris (une école du GENES), Télécom Paris et Télécom SudParis (deux écoles de l’IMT). IP Paris porte en propre certaines activités (ex l’Ecole doctorale) tandis que les Ecoles en conservent d’autres, par exemple les formations cycles ingénieur. Ce groupement de cinq établissements d’excellence au sein de l’Institut Polytechnique de Paris se place délibérément dans une approche internationale de l’enseignement supérieur et de la recherche. L’ambition d’IP Paris est de former 10 000 étudiants en 2022.
Il permet à ces Écoles de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui positionnera l’Institut Polytechnique de Paris selon les standards internationaux. Rassemblées sur le même campus, ces Écoles disposent d’un formidable potentiel leur permettant de démultiplier leurs forces pour mettre en place des réalisations communes.

Présentation du service : Au sein de l’Etablissement Public Expérimental IP Paris, la Graduate School
d’IP Paris est en charge d’assurer le pilotage et la mise en oeuvre des formations de Master diplôme
national (DNM) et Doctorale. Plus précisément, cette direction a en charge l’organisation
administrative et pédagogique de ces programmes en lien avec les départements des écoles-membres
ainsi que le suivi des étudiants : promotion et recrutement, accueil des étudiants, services, information
et conseil aux étudiants tout au long de leur scolarité, suivi des études et emploi du temps, validation
du cursus, suivi et évaluation des enseignements, développement et suivi des partenariats
académiques et industriels.

Le (la) « assistant de recrutement des étudiants » est rattaché(e) à la Graduate School sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur master/PhDtracks.

Au sein de la Graduate School, le titulaire du poste participe au recrutement des étudiants en
Master : gestion et suivi administratifs.

Missions principales :
 Participer à la gestion des procédures de candidatures des étudiants ;
 Participer à la gestion des procédures de recrutement des étudiants ;
 Préparer, organiser et participer aux jurys d’admission, rédiger les comptes-rendus ;
 Assurer l'interface avec les candidats et répondre à leurs demandes d'information, traiter
administrativement les dossiers de candidatures, participer à l'organisation logistique de la
phase de sélection puis d'admission en lien avec les responsables pédagogiques ;
 Assurer les inscriptions administratives des étudiants
 Gérer les éditions et suivi de documents administratifs : attestations…
 Instruire et suivre les demandes et renouvellement de logements
 Participer à l’organisation et la mise en oeuvre de l'accueil physique et administratif des
étudiants sur l'École pour la rentrée ;
 Proposer et élaborer des outils et des procédures destinés à optimiser l'accueil et le service
aux étudiants ;
 Contribuer à l'organisation et au suivi des différentes activités des étudiants (de
l'inscription administrative jusqu'à la diplomation) en liaison avec les autres services
concernés. Tout au long de leur scolarité, informer, orienter et accompagner les étudiants
pour faciliter leurs démarches internes et leur vie sur le campus ;
 Participer à l’élaboration de statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de
l’activité, participer au rapport d'activités du service, etc.
Missions complémentaires :
 Gérer les ressources matérielles du service : commande de fournitures, affichage, mise à
jour et classement des dossiers, archivage ;
 Venir en renfort sur les autres activités de la Graduate School en cas de pic d’activité.

Savoir :
- Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur français
- Connaissance des outils bureautiques et TIC (Pack Office – Internet – mise à jour de sites web – logiciel de gestion de scolarité)
- Anglais -Réglementation sur les dispositifs de réussite éducative et d’égalité des chances
Savoir-faire :
- Savoir travailler en collaboration
- Qualités rédactionnelles
- Savoir remonter les informations, détecter les points bloquants et alerter.
- Savoir prioriser / planifier les actions
Savoir-être :
- Sens du relationnel, sens de l’accueil et du service
- Polyvalence, autonomie, rigueur et organisation
- Avoir le sens de la confidentialité
- Travailler en équipe
- Savoir anticiper les besoins et prioriser

Principales interactions :
 Avec le comité Enseignement Recherche
 Avec le comité International
 Avec le/la Coordinateur.trice Vie de Campus
 Avec les responsables vie étudiante de chaque école
 Avec les secrétariats pédagogiques de masters
 Avec chaque acteur de chaque école sur les thématiques transverses : handicap, diversité, sécurité, bibliothèque…
Accueil et contact avec tous types de publics. Rôle d’interface et de coordination entre la Graduate School, le Comité enseignement recherche, les écoles et de multiples partenaires. Ce poste exige une capacité à gérer les situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail et une grande disponibilité pendant ces dernières.

Fonctionnaire de catégorie B ou agent contractuel de même niveau.
Titulaire d’un diplôme de type bac+2, Profil d’un très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service. Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et à l’international est un plus.
La maîtrise de l’anglais professionnel (écrit et oral) est un impératif (au moins 50% du poste est en anglais, de nombreux interlocuteurs sont non-francophones).
Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
Mme Fatma Fall
Email: