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Assistant recrutement des étudiants (F/H) - Anglais courant

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
L’École polytechnique est partie intégrante – aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d’ingénieurs françaises (l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis) – de l’Institut Polytechnique de Paris. Etablissement public d’enseignement supérieur et de recherche, l’Institut Polytechnique de Paris poursuit deux grandes ambitions : développer des programmes de formations d’excellence et une recherche de pointe. Grâce à l’ancrage académique de ses cinq Écoles fondatrices et à son alliance avec HEC, IP Paris se positionne comme une institution d’enseignement supérieur et de recherche leader en France et à l’international.
A travers son offre de formation spécifique - bachelor, masters of science and technology, cycle ingénieur polytechnicien, executive master, formation continue – ou intégrée à l’Institut Polytechnique de Paris - master, programme doctoral, doctorat - l’École polytechnique forme des responsables à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise.
Ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, sont intégrés aux départements de recherche de l’Institut Polytechnique de Paris et travaillent aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service :
Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche de l’Ecole polytechnique, la Direction déléguée des programmes Master et Doctorat (DDPMD) est en charge d’assurer le pilotage et la mise en œuvre de la formation Master et Doctorale. Plus précisément, cette direction a en charge l’organisation administrative et pédagogique de ces programmes en lien avec les départements ainsi que le suivi des étudiants : promotion et recrutement, accueil des étudiants, services, information et conseil aux étudiants tout au long de leur scolarité, suivi des études et emploi du temps, validation du cursus, suivi et évaluation des enseignements, développement et suivi des partenariats académiques et industriels.

Mission principale du poste :
Au sein de la Direction déléguée des programmes Master et Doctorat (DDPMD) le titulaire du poste participe au recrutement des étudiants en Master : gestion et suivi administratifs.

Activités principales :
• Participer à la gestion des procédures de candidatures des étudiants ;
• Préparer, organiser et participer aux jurys d’admission, rédiger les comptes-rendus, envoyer les réponses aux candidats ;
• Assurer l'interface avec les candidats et répondre à leurs demandes d'information, traiter administrativement les dossiers de candidatures, participer à l'organisation logistique de la phase de sélection puis d'admission en lien avec les directeurs de chaque programme.
• Assurer les inscriptions administratives des étudiants ;
• Gérer les éditions et suivi de documents administratifs : attestations, lettres d’admission, etc… ;
• Participer aux entretiens d’admission avec le Directeur du programme ;
• Participer aux jurys d’attribution des bourses et assurer le suivi administratif ;
• Participer à des évènements organisés pour les étudiants (parfois le soir et/ou le week-end) ;
• Instruire et suivre les demandes et renouvellement de logements ;
• Participer à l’organisation et la mise en œuvre de l'accueil physique et administratif des étudiants sur l'École pour la rentrée (en liaison avec le BasiX pour les étudiants internationaux et avec les coordinateurs de programme) ;
• Proposer et élaborer des outils et des procédures destinés à optimiser l'accueil et le service aux étudiants ;
• Contribuer à l'organisation et au suivi des différentes activités des étudiants (de l'inscription administrative jusqu'à la diplomation) en liaison avec les autres services concernés. Tout au long de leur scolarité, informer, orienter et accompagner les étudiants pour faciliter leurs démarches internes et leur vie sur le campus ;
• Participer à l’élaboration de statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité en lien avec le service financier.
Activités secondaires :
• Gérer les ressources matérielles du service : affichage, mise à jour et classement des dossiers, archivage.

Profil :
Poste à pourvoir par voie de détachement (Corps des SA – IFSE groupe 3) ou par voie contractuelle (droit public) – CDD 36 mois.
Titulaire d’un diplôme de type bac+2, doté d’un très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service. Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et à l’international est un plus.
La maîtrise de l’anglais professionnel (écrit et oral) est un impératif (au moins 50% du poste est en anglais, de nombreux interlocuteurs sont non-francophones).
Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
DRH - Service Recrutement
Email: