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DDCIP - Gestionnaire de scolarité (F/H)

MISSION DU SERVICE ET CONTEXTE
Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
À travers son offre de formation – bachelor, cycle ingénieur polytechnicien, master, MSc&T, programme doctoral, executive master, et formation continue - l’École polytechnique forme des décideurs à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise.
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service

Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche de l’Ecole Polytechnique, la Direction des Formations est principalement en charge de l’organisation de la composante académique des divers cursus de formation de l’école (planification, organisation, suivi et évaluation des enseignements, information et conseil aux étudiants, suivi et validation des études, gestion des notes, attestations de résultats et diplômes, production d’informations relatives à l’enseignement). Dans cette mission, elle est en interaction quotidienne avec les directions et services responsables des autres composantes de ces formations : Pôle Stages, Orientation et Insertion Professionnelle, Direction des Relations Internationales, Direction de la Formation Militaire et Humaine (cette dernière étant notamment en charge de la formation sportive).Au sein de la Direction des formations, les bureaux de la scolarité sont au contact direct des élèves. Ils dirigent le suivi pédagogique des élèves (choix de cours, campagnes d’inscription, vérifient leur assiduité) et sont en charge de la planification des enseignements et de son implémentation. Ceci inclut la confection du planning, ainsi que tout le détail de la définition des créneaux d’enseignement, jusqu’à la réservation des salles de cours.
Le cursus est découpé en quatre ans dont trois ans qui sont directement gérés par l’Ecole.

DESCRIPTION DU POSTE
Mission principale du poste : Au sein de la Direction des formations et rattachée au pôle scolarité, le ou la titulaire du poste assure l’accueil, la gestion et la planification de la scolarité des élèves polytechniciens de 1A/ 2A avec sa collègue, en étroite collaboration avec la scolarité 3A/M1&2.
Activités :

• Accueillir, informer et orienter les élèves
• Procéder à la planification des cours (Planification sur l’outil de scolarité, organisation et communication des plannings de cours ainsi que gestion des modifications, établissement des groupes d’enseignement, réservation des salles pour les différentes demandes de moyens impactant la scolarité (PSC, concours, incorporation, séminaires)
• Mettre en place les campagnes d’inscription (interface entre la scolarité, la DSI et les enseignants)
• Préparer la Formation Préparatoire
• Aider à la mise en place des réformes des formations
• Organiser et assurer le fonctionnement de différents événements de la scolarité (Projets Scientifiques Collectifs (suivi des inscriptions, création du catalogue, ateliers PSC, lien avec la FX, suivi des élèves, soutenances PSC, Contrôles notamment écrits, Soutenances, Rattrapages, Autres événements)
• Assurer une bonne communication entre les différents les bureaux de scolarité, les différents départements, les enseignants et les élèves
• Gérer la scolarité au quotidien (Assurer la logistique associée au bon déroulement des cours et de la scolarité, Veiller à une astreinte à 7h30 le matin et en fin de journée pour le bon déroulement des PC et Amphi en lien avec votre collègue de la scolarité 1A/2A, Vérifier le matériel et le mobilier des PC, Procéder à la gestion des stocks de fournitures, Assurer le classement et l’archivage des documents lié à la scolarité, Assurer le suivi des cursus des élèves, Suivre les élèves en difficultés)
• Assurer le lien avec la Direction de la formation humaine et militaire

Dans le cadre de ses missions pour l’école Polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

PROFIL
Titulaire d’un Bac/Bac+2
Fonctionnaire ou agent contractuel avec une dizaine d’années d’expérience et au moins une première expérience confirmée dans la construction et la gestion de projets pédagogiques de l’enseignement supérieur.
Profil ayant un excellent esprit d’analyse et relationnel, diplomate, faisant preuve d’adaptation, de réactivité, de rigueur et ayant le sens de l’organisation et du détail.
Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
Julie Andrieu
Email: