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Gestionnaire administratif et financier (F/H)

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

L’École polytechnique est partie intégrante – aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d’ingénieurs françaises (l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis) – de l’Institut Polytechnique de Paris. Etablissement public d’enseignement supérieur et de recherche, l’Institut Polytechnique de Paris poursuit deux grandes ambitions : développer des programmes de formations d’excellence et une recherche de pointe. Grâce à l’ancrage académique de ses cinq Écoles fondatrices et à son alliance avec HEC, IP Paris se positionne comme une institution d’enseignement supérieur et de recherche leader en France et à l’international.

A travers son offre de formation spécifique - bachelor, masters of science and technology, cycle ingénieur polytechnicien, executive master, formation continue – ou intégrée à l’Institut Polytechnique de Paris - master, programme doctoral, doctorat - l’École polytechnique forme des responsables à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise.

Ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, sont intégrés aux départements de recherche de l’Institut Polytechnique de Paris et travaillent aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service
Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche (DER) de l’Ecole Polytechnique, le Service Administratif et Financier de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche (SAFER) assure les missions suivantes :
• Pilotage global des budgets de la Direction et des services qui la composent. Il est l’interlocuteur privilégié de la Direction Financière, de la Direction Comptable et de la Direction des Ressources Humaines pour tous les aspects budgétaires et financiers de la DER ;
• Gestion de contrats de recherche et conventions de financement ;
• Gestion des chaires d’enseignement et de recherche ;
• Etude des enquêtes et classements nationaux et internationaux, traitement et consolidation des données statistiques en vue de leur renseignement.

DESCRIPTION DU POSTE
Mission principale du poste
Au sein du service administratif et financier de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche (SAFER), le titulaire du poste assure la gestion financière et administrative de programmes d’enseignement et de recherche relevant de chaires, mécénats et écoles universitaires de recherche. Il travaille en étroite collaboration avec les responsables scientifiques des programmes, les services internes de l’Ecole (Direction Financière, Direction Comptable, Service des Achats).

Activités principales
Participer à la gestion des financements de chaires d’enseignement et de recherche, mécénats et des programmes d’Ecole Universitaire de Recherche EUR.
• Instruire les demandes d’achat présentées par les responsables de programmes chaires et EUR.
• Passer les commandes, dans le respect des règles de l’achat public ; ordonner le paiement des factures.
• Instruire les demandes de missions des chercheurs, invités dans le cadre des programmes EUR et chaires : établir les ordres de missions, effectuer les réservations de transport et hébergement, instruire les demandes de remboursement de frais.
• En lien avec les responsables scientifiques et les project managers de ces programmes, instruire les dossiers de recrutement des doctorants et post-doctorants, collaborateurs scientifiques et autres personnels. Suivre les engagements financiers correspondants.
• Instruire les conventions de stage : constitution des dossiers, des engagements financiers et suivi du paiement des gratifications.
• Pour les chaires : contribuer à la production des tableaux de bord de suivi budgétaire, produire les rapports financiers pour les chaires (présentés lors des COPIL et COE).
• Pour l’EUR : suivre l’exécution budgétaire des EUR et contribuer à la production des états financiers à la demande des responsables des EUR. Participer à la production des rapports financiers annuels à adresser à l’Institut Polytechnique de Paris.

2 – Participer aux activités organisées dans le cadre des programmes chaires, mécénats et EUR.
• Assister les responsables scientifiques et les project managers dans l’organisation d’évènements : colloques, écoles d’été… .
• Contacter les prestataires pour les réservations de salles et traiteurs…
• Apporter une aide logistique : accueil des invités, des participants.

3 – Participer aux activités du service :
• Travail en étroite relation avec les autres collaborateurs du service.
• Prendre part aux activités de collecte d’informations, de reporting financier.

Activités complémentaires :
• Dans le cadre de ses missions pour l’Ecole polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris

Profil :
Poste à pourvoir par voie de détachement (SA,IFSE3) ou par voie contractuelle - Contrat de droit public, pour un démarrage dès que possible.
Titulaire d’un diplôme de niveau Bac + 2 en comptabilité et gestion des organisations. Expérience de minimum 5 ans souhaitée sur un poste similaire, idéalement acquise au sein d'un EPST ou d’un EPSCP.
Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
DRH recrutement
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