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(I.P. PARIS) Chargé de mission instances et coordination (F/H)

L’Institut Polytechnique de Paris créé juridiquement en mai 2019 regroupe cinq Grandes Écoles : l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, une école du GENES, Télécom Paris et Télécom SudParis, deux écoles de l’IMT. IP Paris porte en propre certaines activités (ex l’Ecole doctorale) tandis que les Ecoles en conservent d’autres, par exemple les formations cycles ingénieur. Ce groupement de cinq établissements d’excellence au sein de l’Institut Polytechnique de Paris se place délibérément dans une approche internationale de l’enseignement supérieur et de la recherche L’ambition d’IP Paris est de former 10 000 étudiants en 2022
Il permet à ces Écoles de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui permettra de positionner l’Institut Polytechnique de Paris selon les standards internationaux. Rassemblées sur le même campus, ces Écoles disposent d’un formidable potentiel leur permettant de démultiplier leurs forces pour mettre en place des réalisations communes.
Au sein de l’Etablissement Public Expérimental IP Paris, la Direction de projet, en lien direct avec le Comité exécutif, est en charge du suivi et de la tenue des objectifs et du calendrier de la construction d’IP Paris, de la coordination des moyens nécessaires et de l’animation et consolidation des travaux réalisés par les groupes de travails constitués dans le cadre de la mise en place de l’Institut Polytechnique de Paris. Dans la phase de construction de l’établissement, elle assure également un rôle le pilotage des instances de l’établissement (Conseil d’administration, Comité exécutif). Cette équipe est conduite par un directeur de projet et est composée de chefs de projet expérimentés et d’une assistante projet. Elle bénéficie ponctuellement de l’appui de consultants externes.

 

MISSION PRINCIPALE DU POSTE

Le(la) « Chargé(e) de mission instances et coordination » contribue aux activités de la Direction de projet, en particulier en appui aux instances de l’établissement.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Sous l’autorité du(de la) directeur(trice) de projet de l’Institut Polytechnique de Paris, les activités principales du(de la) titulaire du poste sont :
1) Assurer, en lien avec le Comité exécutif, le secrétariat des instances de l’Institut Polytechnique de Paris :
- Assurer la tenue d’un tableau de bord de suivi des décisions du Comité Exécutif ;
- Contribuer à la rédaction des compte-rendus du Comité Exécutif ;
- Contribuer à la préparation des séances du Conseil d’Administration ;
- Rédiger les procès-verbaux des Conseils d’Administration ;
- Administrer la base documentaire des Comités Exécutifs et des Conseil d’Administration (documents de séance, tableaux de bord, compte-rendus et relevés de décision).

2) Contribuer au suivi des comités et groupes de travail de l’Institut Polytechnique de Paris :
- Apporter un cadrage méthodologique aux comités ou groupes de travail dont il(elle) à la charge de réaliser le suivi ;
- S’assurer de la conformité des actions menées par ces comités et groupes de travail avec le calendrier et les objectifs du projet, notamment en lien avec les directeurs référents des groupes concernés ;
- Mettre en évidence les sujets de ces groupes et comités qui nécessitent des décisions du Comité exécutif et/ou des interfaces avec d’autres comités et groupes ;
- Apporter un appui à ces comités et groupes de travail pour la préparation de leurs présentations au Comité Exécutif, notamment en terme d’outils projet (Gantt chart, suivi des actions).
Le(la) titulaire du poste contribue par ailleurs à toute autre activité de la Direction de projet en fonction des priorités.

PROFIL

Connaissance du monde de l’ESR ;
- Bac+5 minimum avec expérience souhaitée dans une fonction projet.

Contact: 
BRANGER Nathalie
Email: