En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de cookies destinés à des fins de mesure d'audience, à améliorer la performance de ce site et à vous proposer des services et contenus personnalisés. En savoir plus

X

Office Manager F/H

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
À travers son offre de formation – bachelor, cycle ingénieur polytechnicien, master, programmes de graduate degrees, programme doctoral, doctorat, formation continue – l’École polytechnique forme des décideurs à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service
Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche de l’Ecole Polytechnique, la Direction Entrepreneuriat et Innovation (DEI) est principalement en charge de favoriser, soutenir et accompagner le développement d’initiatives entrepreneuriales, porteuses d’innovation technologique et à fort potentiel. La DEI a mis en place un dispositif complet de stimulation et accompagnement entrepreneurial, constitué d’un accélérateur de start-ups (X-UP), d’un incubateur (X-Tech), d’un lieu de prototypage et d’expérimentation (X-F4B), d’espaces de co-working et d’évènements.

Mission principale du poste
Au sein de la Direction des systèmes d’information, le-la titulaire du poste assure la coordination entre l’équipe de la DEI dont elle/il fait partie intégrante, les hébergés et accédants au bâtiment, et les partenaires de la DEI. Elle-il occupe une fonction de collecte et de relais de l’information, d’organisation des espaces, de relations avec les fournisseurs. Par ses initiatives et sa créativité, elle-il contribue à la bonne vie du bâtiment La Fibre Entrepreneur – Drahi-X Novation Center et à en faire un lieu accueillant et propice à la circulation des idées et au travail en équipes.

Activités principales
1. Organisation, attribution et animation des espaces du Drahi-X Center (startups, projets, intervenants extérieurs, membres du Club d’Industriels…)
• Réaliser et mettre à jour tous les affichages et signalétiques du bâtiment, dont les affichages règlementaires en lien avec l’ACMO et l’alimentation des écrans d’informations
• Gérer et suivre l’occupation des bureaux de X-Tech ; tenir à jour le tableau d’allocation des bureaux et autres espaces de la DEI
• Gérer les agendas des salles de réunion, de cours et de créativité ; s’assurer du bon fonctionnement des écrans de réservation de ces salles
• Confirmer la disponibilité et réserver les salles et autres ressources nécessaires à la tenue des réunions et évènements, de la DEI et des autres hébergés au sein du Drahi-X Center

2. Accueil et prise en charge des personnes hébergées et visiteurs du Drahi-X Center
• Accueillir, informer et gérer les nouveaux arrivants (français et étrangers) : procédures d’accueil, demande et suivi des badges, activation des accès
• Accueillir les divers usagers de la structure (visiteurs et livreurs)
• Collecter, vérifier et transmettre des données / documents des accédants (fiches de demandes de badges, d’accès,…)
• Participer à l’organisation logistique nécessaire au bon déroulé des nombreux évènements de convivialité se tenant dans le bâtiment
• Assurer la logistique afférente
• Collecter et suivre les dossiers des élèves et personnes extérieures

3. Gestion administrative du Drahi-X Center
• Participer à la collecte des besoins d’aménagements liés aux espaces de la DEI
• Assurer la relation avec les fournisseurs liés à la réalisation des aménagements des espaces (recherche de fournisseurs, obtention de devis, suivi des commandes…) en interaction avec la Gestionnaire Budgétaire
• Etre l’interface UGAP de la DEI (collecte des besoins et préparation des devis, transmission à la gestionnaire budgétaire pour passage des commandes, réception des commandes et rangement)
• Organiser le classement et l’archivage : tri et numérisation des documents associés à l’exercice de sa mission
• Assurer le suivi des fournitures, leur rangement et le suivi des stocks
• Gérer les conventions (de l’élaboration à la mise en signature) ;
• Préparer les feuilles de circulation et organiser les circuits de signature

4. Gestion informatique
• Utiliser la plateforme de gestion des accès informatiques pour les accédants au bâtiment La Fibre Entrepreneur – Drahi-X Novation Center (création des comptes, attribution des droits d’accès aux espaces et salles de réunion…)
• Administrer, alimenter et exploiter la base de données des accédants
• Mettre à jour l’annuaire de la DEI

Poste à pourvoir par voie de détachement (SA, IFSE 3) ou par voie contractuelle (droit public).
De formation Bac à Bac+2, une expérience réussie dans un poste similaire est un atout.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
Christelle Sallès
Email: 
drh.recrutement@polytechnique. fr