Assistant de direction (H/F) - Anglais courant - CDI

Présentation du service :

La Direction de l’Enseignement et de la Recherche est responsable du développement du centre de recherche de l'Ecole polytechnique (23 laboratoires, 1450 personnes) dans le double objectif de conjuguer les aspects les plus fondamentaux de la recherche pour le progrès des connaissances et le développement de domaines interdisciplinaires incluant la dimension innovation et valorisation, dans une perspective de renforcement de la synergie formation- recherche-innovation. Son action s’inscrit dans le cadre de partenariats avec les grands acteurs nationaux et locaux de la recherche (CNRS, CEA, INSERM, INRIA, ONERA, université Paris-Saclay, Sorbonne université, université Paris-Cité, ENPC, OGS, HEC…). Sur le volet enseignement, la DER est responsable du développement de l’offre de formation, dans un contexte de diversification des voies de recrutement, de développement du « e-learning » et de l’ouverture à l’international, du pilotage de l’évolution des différents cursus et de leur promotion et de l’insertion professionnelle des étudiants. Elle est également en charge de la planification et de l’organisation de la composante académique des divers cursus de formation de l’école et du pilotage et du pilotage opérationnel des services de soutien aux formations.

Mission principale :

Rattaché directement au Directeur de la Recherche (DR), vous avez pour mission principale d’assister le DR dans ses missions au quotidien et d’optimiser la gestion de son activité. Vous travaillez en étroite collaboration avec la cheffe de cabinet et avec l’assistante du Directeur de l’Enseignement et de la Recherche. Vous apportez également un soutien administratif à la Directrice de l’Enseignement (DE) ainsi qu’à la Directrice des opérations de l’Enseignement et de la Recherche (DOER). Vous êtes est en première ligne pour répondre aux sollicitations internes (laboratoires et directions de l’Ecole) et externes (Organismes Nationaux de Recherche, tutelle ministérielle, partenaires de l’Institut Polytechnique de Paris, autres partenaires du Plateau de Saclay…) arrivant à la Direction de l’Enseignement et de la Recherche.

Activités principales :

• Gérer les messageries électroniques du DR, répondre et/ou transférer et gérer le flux de courrier entrée/sortie en interne et en externe.

• Classer et archiver les courriers et documents ;

• Gérer l’agenda du DR ;

• Réceptionner et traiter les demandes venant de la Direction de l’Ecole ou de partenaires extérieurs, en France et à l’international ;

• Suivre les actions engagées par le DR en fonction des priorités ;

• Organiser toute réunion à la demande de la DE et de la DOER, collecter les documents afférents et diffuser les comptes-rendus ;

Activités complémentaires :

• Organiser toute réunion (dont les réunions mensuelles des Directeurs des unités de recherche/laboratoires) à la demande du DR, collecter les documents afférents et en assurer le suivi, rédiger les comptes rendus ;

• Organiser des évènements et séminaires et en assurer la logistique.

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

• Gérer les notes de frais.

• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

• Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris. Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive

Profil :

Poste à pourvoir par voie de détachement (statut, IFSE) ou par voie contractuelle

Contrat de droit public, pour un démarrage dès que possible. De formation supérieure (Bac +3), Vous avez une expérience significative sur un poste similaire, dans un environnement scientifique et institutionnel complexe.

Anglais courant.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.