BIB - SECRETAIRE / GESTIONNAIRE FINANCIER H/F - CDD 36 MOIS

Présentation du service

Bibliothèque encyclopédique avec une très forte dominante en sciences fondamentales, la bibliothèque de l’École polytechnique met à disposition de son public un riche fonds documentaire et patrimonial. Elle est organisée en 3 sections : Accueil-Information/Communication, Centre de ressources historiques et Ressources documentaires et comprend 14 personnes.

Mission principale du poste

Rattaché au Responsable de la bibliothèque, le titulaire du poste assure la gestion financière ainsi que le secrétariat de la bibliothèque.

Activités principales

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, ressources humaines, congés...) ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser ;
• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante de la bibliothèque : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure ;
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes ;
• Tenir le planning des agendas, des congés et des absences de l’entité ;
• Élaborer le planning des permanences à l’accueil de la bibliothèque ;
• Assurer le suivi du courrier ;
• Assurer le suivi administratif et comptable des dépenses : saisie d’engagements et de commandes, compléments d’engagements, dégagements, saisie des certificats de service faits, suivi des mandatements et des visas ;
• Vérifier les mouvements budgétaires ainsi que la régularité des procédures (contrôle des pièces justificatives, respect du délai global de paiement, états de factures, de mandats, etc.) ;
• Résoudre les anomalies et litiges avec les fournisseurs, en coordination avec le service Budget Planification Finances et le service des Achats.

Activités complémentaires

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris

Profil

Poste à pourvoir par voie de détachement ou par voie contractuelle - Contrat de droit public, pour un démarrage dès que possible.

Titulaire d’un diplôme de niveau bac à bac +2, vous justifiez d’une première expérience réussie dans le domaine du secrétariat de direction ou de la gestion financière d’une durée minimum de 1 an.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.