DCOM - Chargé d'organisation de manifestations scientifiques (F/H)

Secteur : Communication
Type de contrat : Temporaire
Expérience : 3-6 ans
Date de publication : 25 Mar. 2022
Poste ouvert en mobilité interne : Non
Date limite de candidature : -
Date de début du poste : Dès que possible

Présentation du service :

Le rôle de la communication scientifique se situe à l’interface entre la Direction de l’enseignement et de la recherche (DAER) et la Direction de la communication (DCOM) afin de valoriser la recherche menée au sein des laboratoires de l’École polytechnique et plus largement de l’Institut Polytechnique de Paris dans laquelle elle s’inscrit désormais.

Mission principale du poste :

Le titulaire du poste aura pour mission d’assister les chercheurs, responsables de manifestations scientifiques (conférences, colloques, écoles d’été, workshops, etc.), de prendre en charge tous les aspects organisationnels et logistiques de ces évènements sous la responsabilité de la responsable de la communication scientifique et en lien avec le pôle évènementiel de l’École polytechnique. Il sera en relation avec les services internes, avec les fournisseurs prestataires, avec les intervenants et s’assurera du bon déroulement de ces évènements.

Activités principales :

En étroite interaction avec les chercheurs ou les comités scientifiques en charge des colloques, écoles d’été, workshops, le titulaire devra apporter son expertise dans l’organisation de ces évènements.

En particulier, il prendra en charge :

  • Le référencement des évènements scientifiques internes et externes des laboratoires.
  • La mise en place de procédures évènementielles pour faciliter l’organisation d’évènements scientifiques par les chercheurs.
  • Les aspects logistiques des évènements :
    • Réservation d’espaces (amphithéâtres, espaces communs)
    • Recherche de prestataires (traiteurs, soirées évènementielles) : il se chargera d’effectuer la mise en concurrence, dans le respect des règles de l’achat public. Il travaillera en relation avec le Service des Achats.
    • Organisation des accès, des contrôles de sécurité.
    • L’organisation des séjours des intervenants :
    • Prise de contact avec les intervenants pour organiser leurs venues : détermination des vols, sélection des hôtels, besoins de transfert de l’aéroport, taxis…
    • Pilotage administratif pour la prise en charge des missions, réservations d’hôtels, taxis…
  • La communication des évènements :
    • En collaboration étroite avec les organisateurs, conception et production des supports de communication.
    • Mise en œuvre de campagne de mailings.
  • Les contacts avec les sponsors :
    • Mise en place des conventions de sponsoring et mécénat.
    • Organisation des prestations au bénéfice des sponsors.

Activités complémentaires :

  • Soutien ponctuel au pôle évènementiel lors des grands évènements.

Dans le cadre de ses missions pour l’Ecole polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris. 

 

Profil :

Poste à pourvoir par voie de détachement (AAE – IFSE groupe 4) ou par voie contractuelle (droit public) – CDD de 36 mois.

Candidat doté d’un diplôme Bac+3 justifiant d’une expérience confirmée dans l’événementiel.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

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