DDCIP - Chargé de gestion administrative (F/H)

Secteur : Soutien aux programmes
Type de contrat : Permanent
Expérience : 6-9ans
Date de publication : 29 Juil. 2022
Poste ouvert en mobilité interne : Oui
Date limite de candidature : -
Date de début du poste : Dès que possible

Présentation du service :

La Direction du cycle polytechnicien est au contact direct des élèves et en très forte interaction avec les établissements partenaires de l’École polytechnique.

Elle dirige le suivi pédagogique des élèves (dossiers de candidature, campagnes d’inscriptions, choix de la formation) et les conseille dans leur choix. Elle est l’interlocuteur des diverses Directions de l’École polytechnique et des établissements susceptibles d’accueillir des élèves. Il assure l’interface entre les élèves et les référents des différents départements.

 

Mission principale du poste :

Coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, éventuellement dans un environnement multi-tutelles voire multisites.

 

Activités principales :

  • Accueillir et renseigner les personnels et interlocuteurs de l'entité
  • Gérer l’agenda et les déplacements de la Directrice ou du Directeur délégué(e) ;
  • Réceptionner et traiter les demandes venant de la DDCIP et de partenaires extérieurs ;
  • Gérer les circuits de signatures (mise en forme, avancée…) ;
  • Rédiger et mettre à jour des documents administratifs et divers documents d’information ;
  • Organiser les réunions importantes et complexes ;
  • Gérer administrativement le personnel de la direction (comprend l’accueil, Xajam…) ;
  • Instruire des dossiers de gestion administrative du périmètre d'activités ;
  • Assurer la mise en oeuvre des décisions dans le respect des règles et procédures administratives ;
  • Appuyer sa hiérarchie sur toute décision d'ordre administratif et financier ;
  • Préparer le budget de fonctionnement de l'entité et suivre son exécution ; établir les bilans financiers et analyser les dépenses en lien avec la direction financière ;
  • Participer à l'élaboration de contrats et conventions en lien avec les organismes et/ou partenaires ;
  • Concevoir et mettre à jour les supports d'information (brochures, livrets, sites internet, …).

 

Activités complémentaires :

  • Contribuer à la gestion du fonds documentaire scientifique ou administratif ;
  • Alimenter et exploiter des tableaux de bord ; produire des bilans et des statistiques sur demande en relation avec les services dédiés ;
  • Participer à toute mission complémentaire qui pourrait incomber au service ;
  • Assurer une veille sur l’actualité (nominations, sujets particuliers…) ;
  • Coordonner l’organisation d’événements, portés par la DDCIP ;
  • Répondre à des enquêtes et participer aux audits et évaluations de l'entité.

 

Profil :

Le cycle évoluant, les missions pourraient être amenées à changer au fil du temps.

Poste à pourvoir par voie de détachement (AAE, IFSE3) ou par voie contractuelle - Contrat de droit public, pour un démarrage dès que possible.

De formation bac + 3, vous justifiez d’une expérience réussie dans la gestion de minimum 5 ans.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

 

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