DDPB - Gestionnaire de scolarité (F/H) - Anglais courant

Secteur : Soutien aux programmes
Type de contrat : Permanent
Expérience : Débutant
Date de publication : 27 juin. 2022
Poste ouvert en mobilité interne : Oui
Date limite de candidature : -
Date de début du poste : Dès que possible

Présentation du service :

Au sein de la Direction des Formations de l’École polytechnique, la Direction déléguée du programme Bachelor assure le recrutement, l'accueil et le suivi administratif des étudiants en Bachelor. Son rôle est d’accompagner, d’informer et d’aider les étudiants du Bachelor et leurs familles, ainsi que d’assister les enseignants et le personnel administratif de l’École, de manière à offrir aux étudiants des conditions et un environnement de qualité pour favoriser leur succès et leur épanouissement. Les étudiants du Bachelor de l’École polytechnique, dont la première promotion a fait sa rentrée en septembre 2017, sont recrutés après un baccalauréat scientifique ou un diplôme international équivalent. Cette nouvelle formation de 3 ans intégralement en anglais délivre un diplôme d’établissement de l’École polytechnique de niveau licence.

 

Mission principale du poste :

Sous la responsabilité de la Responsable du pôle de la Scolarité, le-la titulaire  du poste assure l’accueil, la gestion et la planification de la scolarité des étudiants du Programme Bachelor.

 

Activités principales :

  • Planifier les emplois de temps (cours et activités) des trois années du programme sur le logiciel de scolarité (« Synapses ») en collaboration avec les Départements d'Enseignements et les diffuser
  • Accueillir les étudiants et les enseignants (public majoritairement anglophone) pour répondre aux questions ayant trait à leurs emplois du temps
  • En coordination avec les   conseillères   pédagogiques,  mettre   en   place   les   campagnes pédagogiques d'inscriptions aux cours en veillant au bon déroulement des inscriptions selon les exigences du programme et contribuer à l'amélioration des outils selon les besoins spécifiques du programme en collaboration avec la DSI
  • Assurer la logistique quotidienne : suivre les demandes d’impressions des enseignants, réserver les salles et contrôler l'état du matériel
  • Constituer et diffuser  les  plannings  des  examens  finaux,  épreuves  de  remplacement  et examens   de rattrapage. Préparer les épreuves et contribuer à leur bon déroulement.
  • Collecter et archiver les copies d'examen après correction auprès des enseignants, et gérer la procédure de consultation des copies
  • Apporter une aide ponctuelle sur les autres missions du pôle et aux autres personnels de la Direction déléguée du Programme Bachelor lors des pics d'activités (Journée d'Accueil, Cérémonie de Diplomation, etc.)

Le service ayant été créé récemment et le nombre d'étudiants inscrits à ces formations ayant vocation à augmenter progressivement, les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées à moyen et long terme, en fonction des besoins du service.

 

Dans le cadre de ses missions pour l’Ecole polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris. 

 

Profil :

Poste à pourvoir par voie de détachement (SA, IFSE4) ou par voie contractuelle - Contrat de droit public de 36 mois, pour un démarrage dès que possible.

De formation Bac+2 justifiant d’une expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative (idéalement dans le monde de l’enseignement). Maîtrise de l'anglais indispensable.

 

Autres éléments facultatifs mais appréciés :

  • Une expérience à l'international (académique, professionnelle ou associative). Au moins 50% du poste est réalisé en anglais. De nombreux interlocuteurs seront non-francophones.
  • Connaissance de l'École polytechnique et des formations de niveau post-bac. Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.
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