DEEI - Gestionnaire administratif et budgétaire F/H

Secteur : Soutien administratif
Type de contrat : Permanent
Expérience : 3-6 ans
Date de publication : 06 oct. 2022
Poste ouvert en mobilité interne : Oui
Date limite de candidature : 30/11/2022
Date de début du poste : dès que possible

Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche de l’Ecole Polytechnique, la Direction Entrepreneuriat et Innovation (DEI) a pour mission de stimuler, soutenir et accompagner le développement d’initiatives entrepreneuriales porteuses d’innovation technologique à fort potentiel.  La DEI a pour cela mis en place un dispositif complet de sensibilisation et d’accompagnement entrepreneurial au sein du Drahi-X Novation Center, constitué d’un espace de prototypage (X-FAB), d’un programme d’incubation pour startups en création (X-UP), d’une pépinière pour startups en accélération (X-TECH), et d’un programme d’accompagnement de projets d’intrapreneuriat de grandes entreprises (X-CORP).

 

Mission principale du poste

Sous la responsabilité directe du Directeur de l’Entrepreneuriat et Innovation de l’Ecole, le titulaire du poste a pour mission principale d’assurer le soutien administratif et budgétaire de la DEI.

 

Activités principales

Gestion administrative

  • Assurer la relation avec les services de l’Ecole concernés par l’exercice de sa mission ;
  • Identifier et collecter les besoins d’aménagements liés aux espaces de la DEI en lien avec l’Office Manager et soumettre les demandes ISILOG relatives aux espaces de la DEI ;
  • Gérer les interactions avec les autres services de l’Ecole pour la bonne exécution des conventions signées par la DEI ;
  • Etablir les ordres de missions, gérer les réservations auprès de l’agence de voyage des vols et trains, centraliser les demandes d’avance de frais et les dossiers de remboursement ;
  • Piloter la mise en place et l’exécution des conventions de stages ;
  • Suivre les congés et absences de l'équipe et des CET ;
  • Suivre avec la DRH du recrutement des agents dédiés au programme X-Corp ;
  • S’informer sur les évolutions règlementaires, techniques et organisationnelles de l’Ecole polytechnique, et proposer des optimisations des process.

Gestion budgétaire

  • Coordonner le processus de préparation et de suivi budgétaire sous le contrôle du DEI et en lien avec les différents responsables d’activité de la Direction ;
  • Gérer les dépenses de la DEI dans la limite des crédits alloués : saisir les commandes, contrôler et traiter les factures afférentes ;
  • Assurer le suivi de la facturation des entreprises présentes dans le Drahi-X Novation Center ;
  • Aider à la préparation de contrats et à l’élaboration de la partie administrative des demandes de moyens dans le cadre d’appels à projet et autres demandes de financement.

Accueil et gestion informatique, en binôme avec l’Office Manager

  • Assurer l’accueil et la prise en charge des visiteurs et retirer le courrier de la DEI et du bâtiment à la poste de l’Ecole et le distribuer en cas d’absence de l’Office Manager ;
  • Pouvoir gérer les accès informatiques des accédants au Drahi-X Novation Center et l’annuaire de la DEI.

 

Profil

Poste à pourvoir par voie de détachement (SA, IFSE2) ou par voie contractuelle - Contrat de droit public, pour un démarrage dès que possible.

De niveau bac à bac+2, vous justifiez d’une expérience similaire réussie de minimum 2 ans.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

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