DEI - Hôte d'accueil F/H anglais courant

Secteur : Soutien administratif
Type de contrat : Permanent, Temporaire
Expérience : Débutant
Date de publication : 07 juin. 2022
Poste ouvert en mobilité interne : Oui
Date limite de candidature : 31/07/2022
Date de début du poste : dès que possible

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.


L’École polytechnique est partie intégrante – aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d’ingénieurs françaises (l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis) – de l’Institut Polytechnique de Paris. Etablissement public d’enseignement supérieur et de recherche, l’Institut Polytechnique de Paris poursuit deux grandes ambitions : développer des programmes de formations d’excellence et une recherche de pointe. Grâce à l’ancrage académique de ses cinq Écoles fondatrices et à son alliance avec HEC, IP Paris se positionne comme une institution d’enseignement supérieur et de recherche leader en France et à l’international.

 

A travers son offre de formation spécifique - bachelor, masters of science and technology, cycle ingénieur polytechnicien, executive master, formation continue – ou intégrée à l’Institut Polytechnique de Paris - master, programme doctoral, doctorat - l’École polytechnique forme des responsables à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise.

 

Ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, sont intégrés aux départements de recherche de l’Institut Polytechnique de Paris et travaillent aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

 

Présentation du service

Au sein de la Direction de l’Enseignement et de la Recherche de l’Ecole Polytechnique, la Direction Entrepreneuriat et Innovation (DEI) est principalement en charge de favoriser, soutenir et accompagner le développement d’initiatives entrepreneuriales, porteuses d’innovation technologique et à fort potentiel. La DEI a mis en place un dispositif complet de stimulation et accompagnement entrepreneurial, constitué d’un accélérateur de start-ups (X-UP), d’un incubateur (X-Tech), d’un lieu de prototypage et d’expérimentation (X-F4B), d’espaces de co-working et d’évènements.

 

DESCRIPTION DU POSTE

 

Mission principale du poste

Au sein de la Direction Entrepreneuriat et Innovation, le titulaire du poste assure l’accueil physique et téléphonique du service, en français et en anglais. Il assiste l’office manager dans ses tâches quotidiennes pour la bonne tenue et le bon fonctionnement du bâtiment.

 

Activités principales :

1. Organisation

  • Gérer les salles de réunion, de cours et de créativité ; s’assurer du bon fonctionnement des écrans de réservation de ces salles ;
  • Ranger les espaces quotidiennement ou faire ranger à ceux qui ne suivent pas les règles des salles de réunions ou des espaces de convivialité ;
  • Retirer le courrier de la DEI et du bâtiment à la Poste de l’École, le trier et le distribuer.

 

2. Accueil et prise en charge des personnes hébergées et visiteurs du Drahi-X Center

  • Accueillir, informer et gérer les nouveaux arrivants (français et étrangers) : procédures d’accueil, demande et suivi des badges, activation des accès ;
  • Accueillir les divers usagers de la structure (visiteurs et livreurs) ;
  • Collecter, vérifier et transmettre des données / documents des accédants (fiches de demandes de badges, d’accès, …) ;
  • Assurer la logistique afférente et le rangement du bâtiment y compris les salles de réunion et les espaces de convivialité ;
  • Faire appliquer les règles et les procédures du bâtiment ;
  • Collecter et suivre les dossiers des élèves et personnes extérieures.

 

3. Gestion administrative

  • Organiser le classement et l’archivage : tri et numérisation des documents associés à l’exercice de sa mission.

 

4. Gestion informatique en binôme avec l’Office Manager

  • Utiliser la plateforme de gestion des accès informatiques pour les accédants au bâtiment La Fibre Entrepreneur – Drahi-X Novation Center (création des comptes, attribution des droits d’accès aux espaces et salles de réunion…) ;
  • Administrer, alimenter et exploiter la base de données des accédants ;
  • Mettre à jour l’annuaire de la DEI.

 

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

 

Profil recherché :

Poste à pourvoir par voie de détachement (SA, IFSE 3) ou par voie contractuelle - Contrat de droit public, pour un démarrage dès que possible.

De formation Bac, une expérience réussie dans un poste similaire est un atout. Anglais courant indispensable.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

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