DF- ASSISTANTE DE DIRECTION H/F (possibilité CDI)

Secteur : Soutien administratif
Type de contrat : Permanent
Expérience : 3-6 ans
Date de publication : 19 jan. 2023
Poste ouvert en mobilité interne : Oui
Date limite de candidature : 01/03/2022
Date de début du poste : dès que possible

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.


L’École polytechnique est partie intégrante – aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d’ingénieurs françaises (l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis) – de l’Institut Polytechnique de Paris. Etablissement public d’enseignement supérieur et de recherche, l’Institut Polytechnique de Paris poursuit deux grandes ambitions : développer des programmes de formations d’excellence et une recherche de pointe. Grâce à l’ancrage académique de ses cinq Écoles fondatrices et à son alliance avec HEC, IP Paris se positionne comme une institution d’enseignement supérieur et de recherche leader en France et à l’international.

A travers son offre de formation spécifique - bachelor, masters of science and technology, cycle ingénieur polytechnicien, executive master, formation continue – ou intégrée à l’Institut Polytechnique de Paris - master, programme doctoral, doctorat - l’École polytechnique forme des responsables à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise.

Ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, sont intégrés aux départements de recherche de l’Institut Polytechnique de Paris et travaillent aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service

Au sein de la Direction des Formations de l’École polytechnique, la Direction déléguée du programme Bachelor assure le recrutement, l'accueil et le suivi administratif des étudiants du programme Bachelor. Son rôle est d’accompagner, d’informer et d’aider les étudiants du programme et leurs familles, ainsi que d’assister les enseignants et le personnel administratif de l’École, pour offrir aux étudiants des conditions et un environnement de qualité favorisant leur succès et leur épanouissement. Les étudiants du programme Bachelor de l’École polytechnique, dont la première promotion a fait sa rentrée en septembre 2017, sont recrutés après un baccalauréat scientifique ou un diplôme international équivalent. Cette formation récente de 3 ans dispensée intégralement en anglais délivre un diplôme d’établissement de l’École polytechnique de niveau licence.

DESCRIPTION DU POSTE

Mission principale du poste

Au sein de la Direction déléguée du programme Bachelor (DDPB) et rattaché à la directrice déléguée du programme Bachelor, le titulaire du poste facilite l’organisation de la direction et du service, fait le lien avec les différents interlocuteurs et publics et assure le suivi des demandes adressées à la DDPB.

Activités principales

Assister la directrice déléguée du programme dans ses activités (agenda, réunions et commissions, présentations, déplacements, interactions avec les différents services et publics, etc.) ;

Participer aux commissions organisées par le service, rédiger les comptes-rendus/délibérations, le cas échéant, ainsi que les notes de service et décisions, et les diffuser auprès services concernés ;

Assurer des missions de communication ponctuelles : organisation d’événements, rédaction de documents/newsletters/supports de présentation en anglais en veillant au respect de la charte graphique de l’Ecole polytechnique ;

Alimenter et exploiter des bases de données et tableaux de bords, préparer des statistiques, etc.

Accueillir et informer les visiteurs et les nouveaux collaborateurs (badges, sécurité, annuaire, etc.) ; gérer les absences et le travail en heures non ouvrables de l’équipe, en lien avec la direction des ressources humaines ;

Veiller aux bonnes conditions matérielles du service (gestion des commandes, demandes de matériel, gestion des documents administratifs, archivage, etc.) et suivre le budget (devis, bons de commande, tableau de suivi, etc.).

Activités complémentaires :

Participer de manière ponctuelle aux activités de promotion du programme et de sélection des étudiants ;

Apporter une aide ponctuelle lors des pics d’activités et événements majeurs du programme.

Le nombre d'étudiants inscrits à cette formation ayant vocation à augmenter progressivement, les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées à moyen et long terme, en fonction des besoins du service.

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

 

PROFIL :

Poste à pourvoir par voie de détachement (corps des secrétaires administratifs - IFSE groupe 3) ou par voie contractuelle (droit public).

De  formation supérieure, vous justifiez d’une  expérience  professionnelle  réussie de  2  ans  minimum dans  un  poste similaire, à l’international.

Profil disposant d’un excellent relationnel (interlocuteurs variés), autonome, réactif, rigoureux et ayant le sens de l’organisation, du service et du travail d’équipe.

Maîtrise de l’anglais impérative, à l’écrit comme à l’oral (étudiants internationaux, min. 50% du poste en anglais). La connaissance de l’enseignement supérieur est un plus.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Famille professionnelle : Administration générale

Emploi : Assistant

Catégorie Fonction Publique : B

 

Localisation du poste :

Ecole Polytechnique, 91 PALAISEAU

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