DOER - Responsable du pôle scolarité Bachelor (H/F)

Secteur : Enseignement et recherche
Type de contrat : Permanent
Expérience : 3-6 ans
Date de publication : 24 oct. 2022
Poste ouvert en mobilité interne : Oui
Date limite de candidature : 21/11/2022
Date de début du poste : Dès que possible

Présentation du service

Au sein de la direction des opérations de l’enseignement et de la recherche, le pôle scolarité Bachelor est principalement en charge de la gestion et la planification de la scolarité des étudiants du Bachelor. Le pôle gestion académique est principalement en charge de l’organisation de la composante académique des divers cursus de formation de l’Ecole (suivi et évaluation des enseignements, suivi et validation des études, gestion des notes, préparation des jurys, attestations de résultats et diplômes).

 

Activités principales

  • Coordonner les activités du pôle scolarité Bachelor et assurer l’encadrement du gestionnaire de scolarité Bachelor ;
  • Planifier les emplois de temps (cours et activités) des trois années du programme sur le logiciel de scolarité (« Synapses ») en collaboration avec les Départements d'Enseignements et les diffuser ;
  • Accueillir les étudiants et les enseignants (public majoritairement anglophone) pour répondre aux questions ayant trait à leurs emplois du temps ;
  • En coordination avec les conseillères pédagogiques, mettre en place les campagnes pédagogiques d'inscriptions aux cours en veillant au bon déroulement des inscriptions selon les exigences du programme ;
  • Contribuer à la constitution et à la diffusion des plannings des examens finaux, épreuves de remplacement et examens de rattrapage. Préparer les épreuves et contribuer à leur bon déroulement ;
  • Organiser les enquêtes de bilan auprès des élèves à l'issue de chaque enseignement ;
  • Contribuer à la gestion des notes : collecte des notes auprès des enseignants, (vérification et importation des notes en base de données, publication en ligne) pour le Bachelor ;
  • Assurer le suivi des absences des étudiants, en lien avec la DFHM et les conseillers pédagogiques ;
  • Assurer le suivi de la validation des obligations de scolarité des étudiants du Bachelor et préparer les documents supports des jurys et conseils des études ;

Le service ayant été créé récemment et le nombre d'étudiants inscrits à ces formations ayant vocation à augmenter progressivement, les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées à moyen et long terme, en fonction des besoins du service.

 

Activités complémentaires

  • Contribuer à l'amélioration des outils selon les besoins spécifiques du programme (scolarité et gestion administrative) en collaboration avec la DSI ;
  • Assister la responsable du pôle de la gestion académique dans le suivi de l'exécution des décisions des jurys ;
  • Participer à l’édition des diplômes ;
  • Editer et diffuser les relevés de notes, attestations de scolarité, d’assiduité et attestations intermédiaires de résultats… ;
  • Apporter une aide ponctuelle sur les autres missions du pôle et aux autres personnels de la Direction déléguée du Programme Bachelor lors des pics d'activités (Journée d'Accueil, cérémonie de diplômes, etc.) ;
  • Contribuer ponctuellement aux autres missions de la direction des opérations de l’enseignement et de la recherche ;

La Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche ayant été créée récemment le périmètre du poste est susceptible d’évoluer.

Dans le cadre de ses missions pour l’Ecole polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

 

Profil

Fonctionnaire catégorie A ou agent contractuel, titulaire d'un diplôme de niveau bac+5 avec une première expérience dans la gestion administrative.

Profil ayant un excellent relationnel, réactif, rigoureux ayant le sens de l'organisation.

Une bonne maîtrise de l’anglais serait appréciée.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

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