IP-PARIS ASSITANT ADMINISTRATIF- DE DIRECTION H/F (CDD 36 mois)

Présentation du service 

Au sein de l’Etablissement Public Expérimental IP Paris, la Graduate School met en œuvre et administre les programmes de Master, de Doctorat et de PhD Tracks de l’Institut Polytechnique de Paris.

La Graduate School se coordonne avec :

L’Ecole Doctorale IP Paris, co-accréditée avec HEC Paris,

L’EDMH, co-accréditée avec l’Université Paris-Saclay,

La Direction des Formations de Master,

La Direction Administrative de la Graduate School qui coordonne l’activité de personnels administratifs qui collectivement assurent l’organisation et la gestion des masters, du doctorat et des PhD tracks (recrutement, inscription et diplomation des étudiants et doctorants).

Description du poste

Mission principale du poste  

Le titulaire du poste assure l’assistance administrative de la Graduate School.

Il est placé sous l’autorité hiérarchique du (de la) Directeur(rice) Administratif(ve).

Particularité d’exercice du poste :

Présence sur deux sites (deux bureaux) : Ecole Polytechnique et Télécom Paris toutes deux situées à Palaiseau. ( accessible à pied)

Le pôle Master et le pôle Doctorat étant hébergés dans des écoles différentes.

Activités principales

Le secrétariat de la direction administrative :

• Organisation de réunions
• Gestion du courrier postal et électronique, accueil téléphonique
• Liens avec les secrétariats des entités de l’IP Paris et des écoles (circuits de signature…)
• Appui administratif et logistique au (à la) Directeur(rice) des formations de masters et aux directeurs(rices) des écoles doctorales
• Toute autre tâche demandée par le(la) Directeur(rice) administrative

La gestion de la boîte mail

• Attestations : réception, traitement et mise à signature des attestations reçues à la direction administrative, pôle master

La gestion administrative et financière de la Graduate School :

• Appui logistique et budgétaire aux formations doctorales : gestion des bons de commande, utilisation de l’outil budgétaire en liaison avec le service financier, réservation des salles, accueil des étudiants
• Gestion des frais (frais de fonctionnement, frais de missions), appui à la construction du budget de la Graduate School et à son exécution
• Appui à la gestion administrative des personnels de la Graduate School sur contrat IP Paris (congés, absences…), en itération avec le service RH du GENES dans le cadre de la convention de service RH signée avec IP Paris

La gestion de l’accueil des nouveaux arrivants au sein de la direction administrative (matériel informatique, outils, bureau, badge), en lien avec les services compétents

L’appui administratif et logistique aux activités de la Graduate School, notamment dans le cadre de l’organisation d’événements liés à la vie de la Graduate School (cérémonies diplômes, rencontres …) et de la diplomation des étudiants et doctorants

Activités complémentaires

• Saisir, mettre en forme et archiver des documents divers (courriers, rapports…)
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• Participer aux enquêtes
• Accueil et contact avec tous types de publics.
• Tout autre tâche en lien avec la gestion administrative de la Graduate School

Compétences

Savoir technique :

Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur français 

Connaissance des outils bureautiques et TIC (Pack Office – Internet)

Communication professionnelle orale et écrite

Bases de la gestion budgétaire et financière et de la gestion administrative des ressources humaines

Savoir-faire :

Savoir travailler en collaboration

Qualités rédactionnelles

Savoir recueillir, traiter et remonter les informations

Savoir détecter et remonter des alertes

Savoir-être :

Rigueur et organisation

Confidentialité

Réactivité

Autonomie

Esprit d’équipe / Travail en équipe

Sens du relationnel et de la communication

Sens de l’accueil et du service

Profil : Titulaire d’un diplôme de type bac+2 minimum impératif .

Profil d’un très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service.

Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur est un plus.

Capacité de tenir une conversation en anglais. (la maîtrise de l’anglais professionnel (écrit et oral) est un plus)

Tout nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Poste de Catégorie B

Type de contrat : CDD 36 mois