IP Paris - GS - Assistant administratif de la Graduate School (F/H)

Secteur : Soutien aux programmes
Type de contrat : Permanent
Expérience : 3-6 ans
Date de publication : 25 Mar. 2022
Poste ouvert en mobilité interne : Oui
Date limite de candidature : -
Date de début du poste : Dès que possible

L’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris) créé juridiquement en mai 2019 regroupe cinq Grandes Écoles : l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris (une école du GENES), Télécom Paris et Télécom SudParis (deux écoles de l’IMT). IP Paris porte en propre certaines activités (ex le doctorat et les masters) tandis que les Ecoles en conservent d’autres, par exemple les formations cycles ingénieur. Ce groupement de cinq établissements d’excellence au sein de l’Institut Polytechnique de Paris se place délibérément dans une approche internationale de l’enseignement supérieur et de la recherche L’ambition d’IP Paris est de former 10 000 étudiants en 2022.

Il permet à ces Écoles de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui permettra de positionner l’Institut Polytechnique de Paris selon les standards internationaux. Rassemblées sur le même campus, ces Écoles disposent d’un formidable potentiel leur permettant de démultiplier leurs forces pour mettre en place des réalisations communes.

Présentation du service  :

Au sein de l’Etablissement Public Expérimental IP Paris, la Graduate School met en œuvre et administre les programmes de master, de doctorat et de PhD Tracks de l’Institut Polytechnique de Paris. La Graduate School se coordonne avec :

  • L’Ecole Doctorale IP Paris, co-accréditée avec HEC Paris,
  • L’EDMH, co-accréditée avec l’Université Paris-Saclay,
  • La direction des formations de master,
  • La direction administrative de la Graduate School qui coordonne l’activité de personnels administratifs qui collectivement assurent l’organisation et la gestion des masters, du doctorat et des PhD tracks (recrutement, inscription et diplomation des étudiants et doctorants).

Mission principale du poste :

Le titulaire du poste assure l’assistance administrative de la Graduate School. Il est placé sous l’autorité hiérarchique du(de la) directeur(rice) administratif(ve).

Activités principales :

  • Le secrétariat de la direction administrative :
    • Gestion des agendas et organisation de RDV
    • Gestion du courrier postal et électronique, accueil téléphonique
    • Liens avec les secrétariats des entités de l’IP Paris et des écoles (circuits de signature…)
    • Appui administratif et logistique au(à la) Directeur(rice) des formations de masters et aux directeurs(rices) des écoles doctorales
    • Toute autre tâche demandée par le(la) Directeur(rice)
  • La gestion administrative et financière de la Graduate School :
    • Appui à la construction du budget de la Graduate School et à son exécution, en lien avec la direction Planning et Ressources
    • Gestion des frais (frais de fonctionnement, frais de missions, frais de formation…)
    • Appui à la gestion administrative des personnels de la Graduate School, en itération avec les services RH des écols membres et de IP Paris.
  • La gestion de l’accueil des nouveaux arrivants au sein de la direction administrative (matériel informatique, outils, bureau, badge), en lien avec les services compétents
  • L’appui administratif et logistique aux activités de la Graduate School, notamment dans le cadre de l’organisation d’événements liés à la vie de la Graduate School (cérémonies diplômes, rencontres …) et de la diplomation des étudiants et doctorants

Activités complémentaires :

  • Saisir, mettre en forme et archiver des documents divers (courriers, rapports…)
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
  • Participer aux enquêtes du MESRI
  • Accueil et contact avec tous types de publics.

Tout autre tâche en lien avec la gestion administrative de la Graduate School

Profil :

Titulaire d’un diplôme de type bac+2.

Profil d’un très bon relationnel, réactif, dynamique, ayant le sens du service. Une expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur est un plus.

La maîtrise de l’anglais professionnel (écrit et oral) est un plus.

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