LIX - Gestionnaire administratif et financier (F/H)

Secteur : Soutien administratif
Type de contrat : Permanent
Expérience : 3-6 ans
Date de publication : 14 juin. 2022
Poste ouvert en mobilité interne : Non
Date limite de candidature : -
Date de début du poste : 01/10/2022

Présentation du service

Le Laboratoire d'Informatique de l'École polytechnique (d’acronyme LIX) est une unité mixte CNRS et École polytechnique (UMR 7161), et a l'Inria pour partenaire. Il partage avec le Centre de recherche Inria Saclay—Île-de-France le bâtiment Turing sur le campus de l'École polytechnique.  L'unité est constituée d'environ 180 membres, dont une soixantaine de chercheurs/enseignants chercheurs permanents issus d'horizon très variés, et dont les principaux employeurs sont l'École polytechnique, le CNRS, et l'Inria. Elle est organisée en 5 pôles, soit 13 équipes de recherche dont 4 équipes-projets communes avec l'Inria.

Le LIX compte de nombreuses collaborations et contrats industriels, et en particulier plusieurs chaires industrielles.

L'équipe administrative soudée et dynamique est constituée de 3 gestionnaires polyvalentes. Elle est placée sous la responsabilité de l'administratrice du laboratoire et travaille dans un environnement multiculturel, régulièrement en anglais.

La polyvalence du poste se décline tant sur les activités administratives que sur l’origine des ressources financières et le fonctionnement des tutelles.

L’intégration et l’adaptation à la fonction sont assurées par une formation interne à l’équipe administrative ainsi que par un tutorat et un accompagnement assurés par les gestionnaires.

 

Mission principale du poste

Le titulaire du poste instruit de manière polyvalente et autonome les dossiers de gestion administrative Ecole polytechnique et CNRS de plusieurs équipes de l'unité dans le respect de la réglementation et des procédures des tutelles et en lien avec les interlocuteurs internes et/ou externes.

Il réalise des activités contribuant au collectif du laboratoire.

 

Activités principales

  • Suivre le budget des équipes (subvention d'état et ressources propres) et alimenter les tableaux de bord correspondants
  • Saisir les commandes Ecole et CNRS, transmettre les bons de commande aux fournisseurs, gérer les litiges, saisir le service-fait
  • Assurer l'organisation des missions et gestion des frais (établissement des ordres de mission avec ou sans frais CNRS et Ecole, réservation des hôtels, inscription aux conférences, réservation des billets, établissement des notes de frais, organisation du séjour des invités, visas)
  • Initialiser les demandes de recrutement
  • Assurer l'alimentation régulière des bases de données RH
  • Assurer la logistique d’organisation des séminaires et colloques en lien avec les organisateurs scientifiques
  • Suivre l'évolution de la réglementation des domaines de gestion
  • Assurer la circulation de l'information, communiquer au sein de l'équipe administrative et avec les services administratifs des tutelles

 

Activités complémentaires

  • Contribuer à la logistique d’organisation du collectif (assemblée générale, comités, commissions et séminaire du laboratoire, instances en relation avec l’Inria)
  • Contribuer à l’enrichissement du fonds documentaire de l’équipe administrative
  • Mettre à jour le site web du laboratoire

 

Dans le cadre de ses missions pour l’Ecole polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

 

Profil :

Poste à pourvoir par voie contractuelle - Contrat de droit public, pour un démarrage au 01/10/2022.

Titulaire du baccalauréat ou d’un BTS, vous justifiez d’une première expérience réussie en gestion administrative dans l’environnement enseignement/recherche d’une durée de 3 ans minimum. Une bonne connaissance de logiciels financiers est un plus. La maîtrise d’une langue étrangère (anglais) est un atout dans la bonne conduite de votre mission.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

 

 

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