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Assistant de département (F/H)

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
À travers son offre de formation – bachelor, cycle ingénieur polytechnicien, master, programmes de graduate degrees, programme doctoral, formation continue – l’École polytechnique forme des décideurs à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service
Le département des Humanités et sciences sociales est un département d’enseignement et de recherche qui intervient dans tous les cycles de formations de l’Ecole polytechnique – cycle ingénieur, bachelor, master of science and technology. Il contient également un laboratoire de recherche, le LinX.

Mission principale du poste :
Le/la titulaire du poste assurera le secrétariat du département HSS ainsi que la gestion du laboratoire LinX. Il/elle sera en contact avec les enseignants, chercheurs, élèves et étudiants : d’excellentes qualités relationnelles sont par conséquent attendues ainsi qu’une bonne connaissance des services de l’École polytechnique.
Activités : Rattaché-e au département d’HSS et au laboratoire LinX, le/la titulaire du poste assure le secrétariat du département ainsi que du laboratoire (tâches administratives et logistiques) et la gestion quotidienne d’activités liées à l’enseignement et la recherche.
- Tenir le secrétariat du département: tenue des plannings, gestion des badges, préparation des mémoires de vacations, traitement et distribution du courrier, rédaction et mise en forme de documents ;
- Accueillir, renseigner et orienter les différents interlocuteurs (enseignants, enseignants-chercheurs, élèves/étudiants notamment non francophones (masters et bachelors) directions, services, etc.) au sein du département ;
- Préparer et suivre des dossiers de candidatures pour le recrutement d’enseignants
- Organiser, assurer et gérer l’enseignement du cycle polytechnicien, du bachelor et des masters of science and technology
- Planifier, organiser et mettre en œuvre des manifestations (réunions, conférences, séminaires, colloques, etc.) ;
- Diffuser l’information sur l’ensemble des activités du département.

Activités complémentaires : Gestion du laboratoire LinX
- Gérer le budget du laboratoire : crédits de fonctionnement et équipement,
- Passer les commandes et suivre les facturations,
- Saisir les bons de commandes liés à un déplacement professionnel ou à l’organisation d’un évènement
- Organiser et gérer les missions des chercheurs
- Communication avec les services administratifs de l'Ecole Polytechnique (contrats, missions, badges du laboratoire etc.)
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs, personnels et étudiants
- Traiter le courrier de l’entité
- Participer à l'organisation des réunions, séminaires, colloques
- Etablir les contrats et fiches de salaires des personnels recrutés sur contrats de recherches

Quelques années d’expérience en tant que secrétaire administrative ou équivalent seraient appréciées. D’excellentes qualités relationnelles et une bonne connaissance des services de l’École polytechnique est attendue pour ce poste.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
Julie ANDRIEU
Email: 
drh.recrutement@polytechnique. fr