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ASSISTANT(E) DE DIRECTION ACHAT et FINANCIER (F/H)

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

L’École polytechnique est partie intégrante – aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d’ingénieurs françaises (l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis) – de l’Institut Polytechnique de Paris. Etablissement public d’enseignement supérieur et de recherche, l’Institut Polytechnique de Paris poursuit deux grandes ambitions : développer des programmes de formations d’excellence et une recherche de pointe. Grâce à l’ancrage académique de ses cinq Écoles fondatrices et à son alliance avec HEC, IP Paris se positionne comme une institution d’enseignement supérieur et de recherche leader en France et à l’international.

A travers son offre de formation spécifique - bachelor, masters of science and technology, cycle ingénieur polytechnicien, executive master, formation continue – ou intégrée à l’Institut Polytechnique de Paris - master, programme doctoral, doctorat - l’École polytechnique forme des responsables à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise.

Ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, sont intégrés aux départements de recherche de l’Institut Polytechnique de Paris et travaillent aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service
Au sein de la Direction Générale des Services, le Service des Achats est responsable de la mise en œuvre de la politique d’achat au profit de l’ensemble de services de l’Ecole. Dans ce cadre, il a pour mission d’assurer le bon fonctionnement, la régularité et l’efficacité des actes d’achats à l’Ecole polytechnique. La Direction des Affaires Budgétaires et Financière (DABF) assure, notamment, par délégation du Président du Conseil d’administration, les missions budgétaires et financières en lien avec la Direction comptable. De la préparation budgétaire à l’arrêté des comptes, la DABF suit les recettes ainsi que l’exécution et l’analyse des coûts.

DESCRIPTION DU POSTE
Mission principale du poste
Au sein du Service des achats et de la Direction des Affaires Budgétaires et Financière le-la titulaire du poste assure une assistance auprès de l’ensemble des membres du service.
Rattaché(e) à la cheffe du service des achats (50%) et au directeur des affaires budgétaires et financières, le-la titulaire du poste a pour mission principale d’assister la cheffe du service des achats et tous les membres du service dans leurs missions au quotidien, ainsi que d’assister et de participer à la gestion des projets du Directeur des affaire budgétaires et financières.

Activités aux profits des deux entités :
- Assure l’accueil téléphonique et physique ;
- Assure la gestion des relations extérieures pour le directeur ;
- Gère et organise l’agenda du directeur et de la cheffe de service ;
- Rédige et met à jour des documents administratifs et divers documents d’information ;
- Met en forme et prépare des documents de présentations pour les comités et autres instances dont Amphis Gestionnaires, Comité financier, pré-CA et CA ;
- Organise les réunions importantes et complexes et veille aux aspects logistiques (Comité finances, Comité financier, séminaires des gestionnaires et séminaires de direction du niveau Ecole) ;
- Organise des réunions mensuelles de la direction ;
- Organise les permanences mensuelles du service des achats ;
- Organise et prépare les comités des chefs de pôle dont la tenue du plan d'action ;
- Assure le suivi des congés pour le personnel ;
- Assure la gestion financière du service sur le logiciel comptable (mise en place et suivi) ;
- Assure le soutien logistique des services et la maintenance des matériels ;
- Gère l’envoi et la réception du courrier interne et externe à l’Ecole.

Les achats :
- Assiste les acheteurs du service et aide à la gestion matérielle des dossiers ;
- Télécharge les offres sur la Plate-forme des achats de l’Etat (PLACE) ;
- Vérifie les pièces de candidature des offres reçues et actes de sous-traitance et assure la rédaction des procès- verbaux sur le logiciel achat SIS MARCHES ;
- Rédige les courriers de notification et lettres de rejet des offres ;
- Veille à la signature électronique et/ou physique des différents courriers liés aux procédures d’achat et gère leur envoi aux fournisseurs ;
- Assiste le responsable du programme carte achats (vérification des dépenses…) ;
- Assure le classement des dossiers et des documents ;
- Gère l’archivage des pièces administratives des marchés publics ;
- Met à jour les modèles de documents du service sur le site Intranet de l’Ecole.

Les affaires budgétaires et financières :
- Assure la gestion financière de la direction (mise en place et suivi des commandes et tableaux de bords) ;
- Peut contribuer à la gestion des procédures de la dépense publique (référencement du fournisseur, devis, engagement juridique, certificat de service fait, demande de paiement, titres de recettes) en lien avec les acteurs (fournisseurs, service des achats et financiers, direction comptable)

Activités complémentaires :
• Dans le cadre de ses missions pour l’Ecole polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris
• Secrétariat et participation aux projets transversaux conduits par la direction dont organisation et gestion du plan de formation continues de modernisation de la fonction financière de l’Ecole, optimisation des processus, résolution de problèmes.
• Utilisation des logiciels bureautique – SIS Marchés – 3D Expérience

Profil :
Poste à pourvoir par voie de détachement (SA,IFSE3) ou par voie contractuelle - Contrat de droit public, pour un démarrage dès que possible.
Titulaire d’un diplôme de BTS ou d’IUT , vous justifiez d’une première expérience réussie dans le domaine de domaine. Profil ayant un bon relationnel, autonome, réactif, rigoureux ayant le sens de l’organisation et le travail d’équipe, esprit de service.
Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
DRH recrutement
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