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Gestionnaire logistique évènementiel et missions (F/H) CDD 36 mois

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
À travers son offre de formation – bachelor, cycle ingénieur polytechnicien, master, executive master, masters Science and Technology, programme doctoral, doctorat, formation continue – l’École polytechnique forme des décideurs à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Présentation du service
Le Laboratoire Leprince-Ringuet (LLR) est situé à l’École polytechnique à Palaiseau. Le LLR participe à l'étude et à la réalisation de détecteurs pour la physique des particules ou astroparticules dans le cadre de collaborations scientifiques d’envergure internationale, de projets européens et de contrats ANR (http://llr.in2p3.fr). Le service administratif, constitué de 4 personnes et son responsable, est chargé de l’instruction et de la mise en application de différentes activités administratives et financières, dont entre autres la gestion administrative/logistique d’événements scientifiques (colloques, séminaires, actions spécifiques des groupes de physique) et gère les demandes de déplacements professionnels liés aux nombreuses collaborations.

DESCRIPTION DU POSTE
Mission principale du poste
En appui des équipes de recherche, des groupes techniques et de la direction, le/la candidat-e assurera la gestion logistico-administrative des événementiels et des déplacements professionnels. Il/Elle participera en outre aux différentes activités du service administratif du LLR.

Activités principales
• Dans le cadre des opérations colloques, séminaires, actions spécifiques scientifiques, etc. gérer les aspects logistiques et administratifs,
• Établir des ordres de mission, réserver les titres de transport et d'hébergement, établir des états de frais et suivre les remboursements,
• Procéder aux opérations d'engagement des commandes liées aux missions, et actions suivies, saisir les services faits (réception des livraisons),
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
• Travailler en équipe pour assurer une continuité de service.
• Réaliser des bilans, points de situation intermédiaires et compte-rendu.

Concernant les activités du service
• Organiser les réunions de direction, des conseils du laboratoire,
• Gérer l’agenda et les déplacements du directeur et directeur adjoint,
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus des réunions à la demande de la direction
• Participer à l’accueil et à l’organisation des visites laboratoire

Profil
Poste à pourvoir par voie de détachement (Corps SA, IFSE 3) ou par voie contractuelle - Contrat de droit public (CDD) de 36 mois, pour un démarrage dès que possible.
Titulaire d’un diplôme de niveau BAC +2 (DUT ou BTS gestion des entreprises et des administrations (GEA) et/ou comptabilité et gestion des organisations (CGO)), dans l’idéal avec une première expérience dans le domaine de la recherche scientifique éventuellement.
Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

Contact: 
DRH recrutement
Email: